ساخت یک دیتابیس سادهٔ اداری با اکسس: جدول، رابطه، فرم، گزارش
یک دیتابیس خوب اکسس از جدول شروع می‌شود، نه از فرم. بیشتر دیتابیس‌های دردسرساز آن‌هایی هستند که با یک فرم قشنگ شروع شده‌اند و جدول‌هایشان بعداً سر هم شده است. مثال این مقاله: پروندهٔ پرسنل و قراردادهایشان.
گام ۱: جدول‌ها
هر «چیز» یک جدول. برای مثال ما:
| جدول | فیلدهای نمونه |
|---|---|
| Employees | EmployeeID (کلید)، FirstName، LastName، NationalCode، Phone |
| Departments | DepartmentID (کلید)، Name |
| Contracts | ContractID (کلید)، EmployeeID، DepartmentID، StartDate، EndDate، BaseSalary |
سه قاعده:
- هر جدول یک کلید اصلی (معمولاً AutoNumber) دارد.
- هیچ اطلاعاتی تکرار نمی‌شود: در جدول قرارداد فقط EmployeeID می‌آید، نه نام و نام خانوادگی.
- نوع هر فیلد درست انتخاب شود: مبلغ Currency یا Number، کد ملی Short Text (صفر اول کد ملی در فیلد عددی حذف می‌شود).
گام ۲: رابطه‌ها
از Database Tools ← Relationships جدول‌ها را اضافه کن و EmployeeID جدول Employees را روی EmployeeID جدول Contracts بکش. تیک Enforce Referential Integrity را بزن. حالا نمی‌شود برای پرسنل ناموجود قرارداد ثبت کرد، و نمی‌شود پرسنلی را که قرارداد دارد بی‌صدا پاک کرد.
گام ۳: فرم
کاربر اداری نباید مستقیم در جدول کار کند. با Create ← Form یک فرم برای پرسنل بساز و زیر آن یک Subform برای قراردادهای همان نفر. در فرم می‌شود فیلدها را فقط‌خواندنی کرد، فهرست کشویی برای واحد گذاشت و دکمهٔ «ذخیره» و «جدید» اضافه کرد.
گام ۴: پرس‌وجو و گزارش
- Query سؤال تو از داده است؛ مثلاً «قراردادهایی که تا ۳۰ روز دیگر تمام می‌شوند». یک بار ساخته می‌شود و هر بار با دادهٔ تازه اجرا می‌شود.
- Report همان سؤال را برای چاپ قالب‌بندی می‌کند، با سرصفحه، جمع هر واحد و شمارهٔ صفحه.
اگر چند نفر از آن استفاده می‌کنند
دیتابیس را دو تکه کن: فایل داده (جدول‌ها) روی یک پوشهٔ مشترک شبکه، و فایل برنامه (فرم‌ها، پرس‌وجوها، گزارش‌ها) روی سیستم هر کاربر. ابزار Database Splitter در خود اکسس همین کار را می‌کند. این‌طوری هم سرعت بهتر است، هم به‌روزرسانی فرم‌ها ساده‌تر، و هم خطر خرابی فایل داده کمتر.
و همیشه: پشتیبان منظم فایل داده، بیرون از همان پوشه.
یک دیتابیس اکسس آماده برای کار اداره‌ات می‌خواهی؟
برآورد رایگان است؛ فرم را پر کن تا تماس بگیرم.