جلوگیری از خطای ورود اطلاعات در اکسل با Data Validation
وقتی چند نفر یک فایل را پر می‌کنند، دیر یا زود کسی «تهران» را «تهرن» می‌نویسد، تاریخ را میلادی وارد می‌کند یا به‌جای عدد، متن می‌گذارد. گزارشی که روی این فایل ساخته شود بی‌صدا غلط است. Data Validation جلوی این خطاها را همان لحظهٔ ورود می‌گیرد.
کجاست
سلول‌ها را انتخاب کن و از زبانهٔ Data گزینهٔ Data Validation را بزن.
۱. فهرست کشویی
در قسمت Allow گزینهٔ List را بگذار و در Source محدودهٔ فهرست را بده؛ مثلاً فهرست مراکز هزینه در یک برگهٔ جدا:
=مراکز!$A$2:$A$30حالا کاربر فقط از همین فهرست انتخاب می‌کند. اگر فهرست را به Table تبدیل کنی و به آن نام بدهی، مرکز هزینهٔ تازه خودکار به فهرست اضافه می‌شود.
۲. محدودیت عدد و تاریخ
- مبلغ: Allow = Whole number یا Decimal، با شرط «بزرگ‌تر از صفر».
- درصد: بین ۰ و ۱۰۰.
- تعداد روز کارکرد: بین ۰ و ۳۱.
۳. قاعدهٔ سفارشی با فرمول
گزینهٔ Custom هر فرمولی را که TRUE یا FALSE بدهد می‌پذیرد. چند نمونهٔ کاربردی:
| هدف | فرمول (برای سلول A2) |
|---|---|
| کد ملی فقط ۱۰ رقم | =AND(ISNUMBER(--A2);LEN(A2)=10) |
| کد تکراری وارد نشود | =COUNTIF($A:$A;A2)=1 |
| تاریخ شمسی با قالب ۱۴۰۵/۰۷/۰۱ | =AND(LEN(A2)=10;MID(A2;5;1)="/";MID(A2;8;1)="/") |
۴. پیام راهنما و پیام خطا
در زبانهٔ Input Message متنی بنویس که هنگام انتخاب سلول دیده شود («مبلغ به ریال، بی ممیز»). در Error Alert نوع Stop را انتخاب کن تا ورودی غلط اصلاً پذیرفته نشود.
یک محدودیت مهم
Data Validation فقط جلوی تایپ را می‌گیرد. اگر کسی داده را از جای دیگر Paste کند، قاعده دور زده می‌شود. برای پیدا کردن این موارد از Data ← Data Validation ← Circle Invalid Data استفاده کن تا سلول‌های نامعتبر دایره بخورند. برای فایل‌های حساس، قفل برگه و یک ماکروی کنترل پیش از ذخیره، کار را کامل می‌کند.
فایلی می‌خواهی که چند نفر بی‌خطا پرش کنند؟
برآورد رایگان است؛ فرم را پر کن تا تماس بگیرم.